Stand: 03.01.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Solvantis Solutions GmbH

Auestraße 8

69242 Mühlhausen

Deutschland

E-Mail: info@solvantis-solutions.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Ein Vertragsabschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können (z. B. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

– Bereitstellung und Betrieb der Website und des Kundenportals

– Bearbeitung von Kontaktanfragen

– Anbahnung, Abschluss und Durchführung von Verträgen (B2B)

– Sicherstellung der IT-Sicherheit und Fehleranalyse

– Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)

Rechtsgrundlagen (je nach Fall):

– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)

– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)

– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, z. B. sicherer Betrieb, Missbrauchs-/Betrugsprävention, IT-Sicherheit)

– Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. bei optionalen Cookies oder Tracking, sofern eingesetzt)

5. Zugriffsdaten / Server-Logfiles (Website & ggf. Portal)

Beim Besuch unserer Website sowie bei Zugriffen auf unser Kundenportal werden durch den jeweiligen Hosting- bzw. Plattformanbieter automatisch Informationen erfasst und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dies können insbesondere folgende Informationen sein:

– IP-Adresse (ggf. in gekürzter oder anonymisierter Form)

– Datum und Uhrzeit des Zugriffs

– abgerufene Seite bzw. Datei

– Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

– Browsertyp und Browserversion

– verwendetes Betriebssystem

– Name des Access-Providers

– ggf. Statuscodes und Fehlermeldungen

Zweck der Verarbeitung ist die Sicherstellung des technischen Betriebs, die Gewährleistung der Systemsicherheit sowie die Analyse technischer Störungen und die Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb unserer digitalen Angebote).

6. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen Cookies und ähnliche Technologien ein, soweit dies für den Betrieb unserer Website und unseres Kundenportals technisch erforderlich ist.

6.1 Technisch notwendige Cookies

Technisch notwendige Cookies sind erforderlich, um grundlegende Funktionen bereitzustellen (z. B. Session- und Login-Funktion, Sicherheitsfunktionen, Spracheinstellungen).

Diese Cookies werden ohne Einwilligung gesetzt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und sicheren Funktionsfähigkeit) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Cookies zur Vertragserfüllung im Kundenportal erforderlich sind.

6.2 Optionale Cookies / Tracking (nur falls eingesetzt)

Sofern wir darüber hinaus optionale Cookies (z. B. Analyse- oder Marketing-Cookies) einsetzen, erfolgt dies ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung über ein entsprechendes Consent-Tool.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Hinweis: Sofern derzeit keine Analyse- oder Marketing-Tools eingesetzt werden, dient dieser Abschnitt lediglich der Klarstellung.

7. Kontaktaufnahme (E-Mail, Formular)

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation), je nach Inhalt der Anfrage.

8. Kundenportal / Benutzerkonten / Vertragsabwicklung

Zur Nutzung unseres Kundenportals und zur Durchführung von Wartungs- und Serviceleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten, insbesondere:

– Stammdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen)

– Kontodaten bzw. Accountdaten (z. B. Login-Informationen, Rollen und Berechtigungen)

– Kommunikations- und Supportdaten (z. B. Ticket- und Anfrageverlauf)

– Vertrags- und Abrechnungsdaten (falls und soweit erforderlich)

– Leistungs- und Servicedaten im Kontext der Wartung (z. B. Termine, Dokumentationen, Berichte, Ansprechpartner beim Kunden)

Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung des Kundenportals, die Verwaltung von Benutzerkonten sowie die Erbringung, Dokumentation und Abwicklung der vertraglich vereinbarten Leistungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

9. Empfänger / Dienstleister / Auftragsverarbeitung

Zur Bereitstellung unserer Leistungen setzen wir technische Dienstleister ein (z. B. Website-Hosting, Plattform- und Portalbetrieb, Datenbank- und Workspace-Systeme, Automatisierung, E-Mail).

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Eingesetzte Dienstleister sind insbesondere:

– Website-Hosting: RAIDBOXES GmbH (Serverstandort: Deutschland / EU)

– Kundenportal / Frontend: WeWeb (WeWeb SAS, Serverstandort: EU)

– Authentifizierung / Identity: WeWeb Auth (Serverstandort: EU)

– Datenbank / Workspace / CRM: SmartSuite, Inc. (Serverstandort: EU; US-Unternehmen, Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln)

– Automatisierung: SmartSuite (interne Automatisierungsfunktionen, Serverstandort: EU)

– E-Mail / Support / Dokumentenmanagement: Google Workspace (Google Ireland Limited, Serverstandort: EU/EWR; ggf. Drittlandübermittlung abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln)

Sofern im Rahmen einzelner Dienste eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (außerhalb der EU/EWR) erfolgt, geschieht dies ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handels- und steuerrechtliche Pflichten).

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weiteren Aufbewahrungsgründe bestehen.

11. Betroffenenrechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen:

– Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

– Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

– Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

– Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

– Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an:

info@solvantis-solutions.de

12. Widerruf von Einwilligungen (falls erteilt)

Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

14. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder bei Änderungen unserer Leistungen oder Prozesse anzupassen. Es gilt jeweils die aktuelle, auf dieser Seite veröffentlichte Version.